Job description tiap organ dijelaskan sebagai berikut. Posisi Dekan berada paling atas sebagai pimpinan Fakultas yang membawahi 1 orang Wakil Dekan yang membawahi bidang akademik, bidang administrasi dan keuangan dan bidang kemahasiswaan. Dalam struktur organisasi, ada Senat Fakultas sebagai badan normatif tertinggi di Fakultas. Selanjutnya, di dalam FKIP ada 2 Prodi yang masing-masing dipimpin oleh seorang Ketua Prodi. Berdasarkan Statuta Universitas Panca Marga No.29 Tahun 2023 dan Renstra FKIP tahun 2020-2025, FKIP Universitas Panca Marga memiliki Gugus Kendali Mutu tingkat Fakultas dan tingkat Program Studi (GKM) yang bertugas dan berperan sentral dalam mengontrol dan mengevaluasi jalannya siklus PPEPP pada masing-masing standar. Prodi PPKn memiliki GKM Prodi yang sangat mendukung dan memonitoring aktivitas pembelajaran mahasiswa.
Selanjutnya, Fakultas memiliki Senat Fakultas sesuai dengan SK Rektor Universitas Panca Marga. Adapun tugas pokok Senat Fakultas sesuai pada pasal 41 Statuta Universitas Panca Marga tahun 2023 yakni: a) Merumuskan kebijakan akademik Fakultas; b) Merumuskan kebijakan penilaian prestasi akademik dan kecakapan serta kepribadian Dosen; c) Merumuskan norma dan tolok ukur pelaksanaan penyelenggaraan Fakultas; d) Memberikan saran dan pertimbangan kepada pimpinan Universitas mengenai calon yang diusulkan untuk diangkat menjadi pimpinan Fakultas; e) Merumuskan baku mutu pendidikan, kebijakan akademik, dan pengembangan fakultas; f) Merumuskan kebijakan penilaian prestasi akademik, kecakapan dan kepribadian civitas akademika; g) Merumuskan norma, etika, dan tolak ukur penyelenggaraan Fakultas; h) Menilai pertanggungjawaban dan pelaksanaan kebijakan yang telah ditetapkan oleh Dekan; i) Memberikan pertimbangan atas Dosen yang dicalonkan memangku jabatan fungsional akademik lebih tinggi; j) Mengusulkan pemberian gelar Doktor Kehormatan bagi seseorang yang memenuhi persyaratan sesuai dengan peraturan atau ketentuan yang berlaku; k) Memberikan pertimbangan rencana anggaran pendapatan dan belanja Fakultas yang diajukan oleh Dekan; l) Memilih dan memberikan pertimbangan atas Dosen yang diusulkan mendapat tugas tambahan sebagai Dekan.
Berdasarkan Statuta tahun 2023 Universitas Panca Marga pasal 37 bahwa seorang Dekan memiliki tugas yakni: a) memimpin penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian pada masyarakat pada tingkat Fakultas; b) Membina tenaga pendidik, tenaga kependidikan, dan mahasiswa; dan c) Bertanggung jawab pada Rektor. Sistem struktur organisasi FKIP Universitas Panca Marga memiliki kelengkapan yang fungsional dan disertai dengan tugas pokok dan fungsi secara jelas dan memenuhi lima pilar yakni: kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab, dan adil. Tata kelola mencakup sistem, proses, dan mekanisme yang mengatur kegiatan akademik dan administrasi (perencanaan, penataan sumber daya manusia, pelaksanaan, evaluasi, dan tindak lanjut) untuk memastikan bahwa kegiatan di UPPS berjalan secara efektif, efisien, kredibel, akuntabel, transparan, dan adil. Tujuan dari berjalannya sistem yang ada di Fakultas adalah menciptakan lingkungan akademik yang kondusif, meningkatkan kualitas pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan tata kelola yang baik, Fakultas dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan memenuhi tanggung jawabnya kepada mahasiswa, Dosen, tenaga kependidikan, dan masyarakat luas.
Struktur organisasi yang dimiliki oleh FKIP Universitas Panca Marga dipimpin oleh seorang Dekan dengan dibantu oleh 1 orang Wakil Dekan. Dalam struktur organisasi, ada Senat Fakultas sebagai badan normatif tertinggi di Fakultas. Selanjutnya, di dalam FKIP ada 2 Prodi yang masing-masing dipimpin oleh seorang Ketua Prodi yakni Prodi PPKn dan Prodi PGSD. Berdasarkan pasal 46 Statuta UPM tahun 2023, Fakultas juga memiliki Gugus Kendali Mutu (GKM) diangkat berdasarkan keputusan Rektor atas usulan Dekan dan berperan sentral dalam mengontrol dan mengevaluasi jalannya siklus PPEPP pada masing-masing standar. Pada masing-masing Prodi juga memiliki laboratorium, Prodi PPKn memiliki Lab.Pancasila dan Prodi PGSD memiliki Lab.Microteaching yang mendukung aktivitas pembelajaran mahasiswa. Adapun tugas pokok Senat Fakultas telah dijalankan dengan baik dengan mengacu pada pasal 41 Statuta Universitas Panca Marga tahun 2023.
Sejak tahun 2023, Yayasan Pancamarga Probolinggo mengeluarkan Statuta terbaru mengenai perubahan kebijakan Wakil Dekan yang dimerger/digabung menjadi satu. Hal ini didasarkan pada evaluasi Yayasan Pancamarga Probolinggo sebagai badan penyelenggara yang banyak menemukan kurang efektif dan efisiennya dari tupoksi seorang Wakil Dekan pada hampir setiap Fakultas. Adapun tugas dari Wakil Dekan terbaru berdasarkan pasal 39 Statuta Universitas Panca Marga tahun 2023 yakni membantu Dekan dalam bidang administrasi akademik, bidang administrasi umum dan keuangan, dan administrasi kemahasiswaan pada tingkat Fakultas serta mengkoordinir pelaksanaan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di tingkat Fakultas.
Pada pasal 42 Statuta UPM tentang Program Studi, tugas Ketua Program Studi diantaranya: a) Mengkoordinir pelaksanaan perkuliahan dan praktikum bidang studi di lingkungan Program Studi, b) Merencanakan jadwal kuliah, praktikum, dan evaluasi hasil belajar, c) Menginventaris semua tenaga pendidik dan kependidikan serta melakukan kegiatan administratif Kepangkatan para Dosen di lingkungan Program Studi, d) Melakukan penilaian dan sebagai atasan langsung dari para Dosen di lingkungan Program Studi serta memberikan pertimbangan dan saran untuk kenaikan jabatan akademik dan kenaikan pangkat, e) Membuat dan memberikan laporan secara berkala kepada Dekan tentang kegiatan akademik dan pencapaian kegiatan akademik yang telah dilakukan, dan f) melakukan penilaian terhadap Beban Kerja Dosen (BKD).
Uraian Tugas Gugus Kendali Mutu
- Melaksanakan tugas bidang penjaminan mutu program studi.
- Melaporkan prestasi kerja di bidang tugasnya untuk dijadikan bahan pembinaan karier yang bersangkutan.
- Membuat surat pemberitahuan perkuliahan & kalender akademik.
- Melaksanakan kegiatan teknis.
- Melaksanakan l target pelaksanaan tugas sesuai dengan program yang ditetapkan pimpinan.
- Melaksanakan program yang tertera pada kalender akademik
- Melaksanakan pelayanan teknis/administrasi
- Melayani mahasiswa dalam proses pembentukan dan pengembangan organisasi
- Memproses nilai hasil proses pembelajaran penjaminan mutu yang terkait mahasiswa lama dan baru dilingkungan Program Studi
- Membuat laporan rekapitulasi tentang pendaftaran organisasi mahasiswa lama atau baru dan melaporkan kepada atasan.
- Memastikan satuan operasional kerja pada setiap proses pembelajaran Prodi.